Поставщик поднял цены: пошаговый план действий

Подорожание в накладной — не приговор, а старт переговоров. Пошаговый алгоритм: от проверки факта роста до решения — принять, пересогласовать или сменить поставщика.

Закупщик заметил: позиция, которую месяц брали по 610 ₽, в новой накладной стоит 685 ₽. Что делать дальше — оплатить «как обычно» или действовать? Вот рабочий алгоритм, который превращает подорожание из сюрприза в управляемую ситуацию.

Шаг 1. Зафиксируйте факт и размер роста

Сначала убедитесь, что сравниваете сопоставимое: та же фасовка, та же единица измерения, те же условия (с доставкой или без). Посчитайте рост в процентах: (685 − 610) / 610 × 100% = 12,3%. Это уже не «подорожало немного», а конкретная цифра, с которой можно работать.

Шаг 2. Оцените влияние на деньги

Процент сам по себе ничего не значит — важна сумма. Рост на 12% по позиции с месячной закупкой 120 кг — это лишние 9 000 ₽ в месяц, 108 000 ₽ в год. По позиции с закупкой на 5 000 ₽ в месяц тот же процент — копейки. Реагировать стоит в первую очередь там, где произведение «процент × объём» максимально.

Шаг 3. Проверьте альтернативы

Прежде чем спорить с поставщиком, посмотрите историю закупок этой позиции у других контрагентов: покупали ли вы её дешевле раньше, есть ли кто-то, у кого цена не выросла. Если данные по всем поставщикам лежат в одной системе (например, собраны мониторингом цен поставщиков), это вопрос одной минуты, а не вечера в Excel.

Шаг 4. Поговорите с поставщиком — с цифрами

Готовый аргумент звучит так: «Мы берём у вас эту позицию 14 месяцев, средний объём — 120 кг в месяц. Цена выросла на 12,3%, тогда как у двух других наших поставщиков по схожим позициям рост 4–5%. Давайте вернём цену или обсудим условия». Рабочие варианты компромисса:

• фиксация цены на квартал при гарантированном объёме;
• отсрочка платежа в обмен на принятие новой цены;
• скидка на объём: новая цена, но −5% от партии от N кг;
• поэтапное повышение: +6% сейчас, +6% через два месяца.

Шаг 5. Примите решение

После переговоров три варианта: принять новую цену (и сразу пересчитать отпускную), снизить объём у этого поставщика в пользу альтернативного, сменить поставщика по позиции. Худший вариант — отсутствие решения: цена «принята молча», а маржа пересчитана не была.

Шаг 6. Настройте пороги, чтобы не повторялось

Разовая реакция — полдела. Зафиксируйте правила: рост выше 5% — согласование с руководителем до оплаты; рост выше 10% — автоматический запрос котировок у альтернативных поставщиков. И главное: подорожание должно быть видно в день накладной, а не в конце месяца. Если ловить такие события вручную нет ресурса, Индекс Цен делает это автоматически: сравнивает каждую входящую цену с историей и присылает сводку подорожаний каждое утро в 08:00.