Чек-лист приёмки накладных: 10 проверок закупщика

Переплата поставщику чаще всего случается не из-за злого умысла, а из-за пропущенной проверки при приёмке. 10 пунктов, которые стоит проверять в каждой накладной до оплаты.

Накладная проходит через руки кладовщика, бухгалтера и закупщика — и каждый смотрит своё. Но цену как факт чаще всего не проверяет никто: она «как в прошлый раз, наверное». Вот чек-лист, который закрывает основные дыры, через которые утекают деньги.

Блок 1. Цена

1. Цена против прошлой закупки

Первое и главное: совпадает ли цена с предыдущей закупкой этой же позиции? Любое отклонение — повод остановиться и разобраться, а не провести «на автомате».

2. Цена приведена к той же единице

Фасовка — излюбленный способ спрятать подорожание: было 1 кг по 610 ₽, стало 0,9 кг по 620 ₽. Формально «цена почти та же», по факту рост на 13%. Всегда пересчитывайте в цену за базовую единицу.

3. Рост в пределах порога

Определите порог согласования (типично 3–5%) и проверяйте: если рост выше порога — накладная уходит на согласование руководителю до оплаты, а не после.

4. Условия не изменились молча

Та же цена, но теперь «без доставки», «с предоплатой» или «без возврата тары» — это тоже подорожание, только спрятанное в условиях.

Блок 2. Документ и содержимое

5. Цена в накладной = цене в счёте и в заказе

Расхождения между заказом, счётом и накладной — классический источник переплаты. Три документа должны сходиться копейка в копейку.

6. Нет «лишних» позиций и пересортицы

Позиции, которых не было в заказе; замена на аналог «по той же цене» (которая на деле выше); дубли строк — всё это ловится только построчной сверкой.

7. Скидки и бонусы применены

Если договорились о скидке за объём или ретро-бонусе — проверьте, что она реально отражена в накладной, а не «потом вернём».

Блок 3. Контекст закупки

8. Это не разовый всплеск цены

Сравните не только с прошлой закупкой, но и с средневзвешенной ценой за период: разовая «дорогая» закупка среди дешёвых — сигнал посмотреть внимательнее.

9. Есть ли дешевле у другого поставщика

Если позицию поставляют несколько контрагентов, сверка текущих цен между ними занимает минуту — а экономит проценты от каждой партии.

10. Факт подорожания зафиксирован

Любое выявленное отклонение должно осесть в системе: кто поднял, когда, на сколько, что решили. Без истории вы в следующий раз начнёте расследование с нуля — а поставщик будет уверен, что «прошло и в этот раз пройдёт».

Как не утонуть в ручной работе

Честный ответ: десять проверок по каждой строке каждой накладной вручную не делает никто — поэтому переплаты и случаются. Пункты 1–4, 8 и 9 автоматизируются полностью: Индекс Цен забирает накладные из 1С, сравнивает каждую цену с историей и альтернативными поставщиками и утром присылает на почту только те строки, где есть отклонения. Закупщику остаются пункты 5–7 и переговоры — то, что автоматике не поручишь.